Seuravaatteiden kokojen kerääminen on yksi niistä joukkueen hallinnon tehtävistä, joka tuntuu paperilla yksinkertaiselta mutta osoittautuu käytännössä yllättävän työlääksi. Viestit jäävät lukematta, koot tulevat väärin tai puuttuvat kokonaan, ja seuravastaava joutuu muistuttelemaan samoja perheitä viikosta toiseen. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi seuravaatteiden kokojen kerääminen on niin haastavaa ja miten prosessin saa sujumaan paljon kivuttomammin.
Miksi kokojen kerääminen on niin hankalaa?
Kokojen kerääminen kompastuu useimmiten viestinnän hajanaisuuteen. Tieto kulkee WhatsApp-ryhmissä, sähköposteissa ja kasvokkain käydyissä keskusteluissa, jolloin kokonaisuuden hallinta on vaikeaa. Yhdeltä perheeltä saattaa puuttua koko kokonaan, toiselta taas tulee kaksi eri vastausta eri kanavissa.
Toinen yleinen haaste on se, että pelaajien koot muuttuvat kauden aikana, erityisesti nuorissa joukkueissa. Lapsi on saattanut kasvaa useita kokoja siitä, kun vanhempi viimeksi tarkisti mitat. Tämä johtaa helposti virheellisiin tilauksiin, palautuksiin ja lisäkustannuksiin. Kokojen kerääminen joukkueelle vaatii siis paitsi selkeän prosessin myös oikea-aikaisen toteutuksen.
Toimivat tavat kerätä koot nopeasti
Nopein tapa kerätä koot on käyttää yhtä selkeää kanavaa ja yhtä lomaketta kaikkien tietojen keräämiseen. Google Forms tai vastaava ilmainen lomaketyökalu toimii erinomaisesti: vastaukset tallentuvat automaattisesti taulukkoon, eikä seuravastaavan tarvitse koostaa tietoja käsin eri lähteistä.
Käytännössä toimivaksi on todettu myös se, että koot kerätään joukkueen yhteisen harjoituksen yhteydessä. Kun vanhemmat ovat paikalla noutamassa lapsiaan, seuravastaava voi pyytää heitä täyttämään lomakkeen paikan päällä. Tämä poistaa viivästykset ja varmistaa, että tieto on tuoretta. Jos joukkueessa on useita ikäryhmiä tai alaosastoja, kannattaa nimetä jokaiselle ryhmälle oma vastuuhenkilö kokojen keräämistä varten.
Muistutukset ja määräajat
Aseta selkeä määräaika ja lähetä muistutus kaksi päivää ennen sitä. Kerro viestissä konkreettisesti, mitä tapahtuu, jos kokoa ei ilmoiteta ajoissa: seura ei pysty tilaamaan tuotetta tai tilaus viivästyy. Konkreettiset seuraukset motivoivat vastaamaan paljon paremmin kuin yleinen pyyntö.
Mitä tietoja kokolistaan kannattaa sisällyttää?
Hyvä kokolista on täsmällinen ja kattaa kaikki tilauksessa tarvittavat tiedot kerralla. Näin vältetään turhat lisäkysymykset ja edestakainen viestittely.
Kokolistan perusrakenne kannattaa sisältää ainakin seuraavat tiedot:
- Pelaajan koko nimi
- Pelinumero (jos käytössä)
- Tuotteen koko jokaiselle tilattavalle tuotteelle erikseen, esimerkiksi pelipaita, housut, harjoituspaita
- Mahdolliset erityistoiveet, kuten pidempi tai lyhyempi mitta
- Vanhemman tai huoltajan yhteystieto mahdollisia lisäkysymyksiä varten
Kun peliasut ja koot kerätään yhtenäisellä lomakkeella, seuravastaava pystyy toimittamaan kaiken tarvittavan tiedon tilaukseen yhdellä kertaa. Tämä nopeuttaa toimitusta ja vähentää virheiden riskiä merkittävästi.
Näin OMASEURA-sivu helpottaa tilaamista
Kun kokolista on koossa, varsinainen seuratilaus kannattaa tehdä mahdollisimman suoraviivaisesti. OMASEURA-sivumme helpottaa tätä vaihetta merkittävästi: seuralle rakennetaan oma sivu, josta löytyvät kaikki seuran yksilöidyt tuotteet seurakohtaisine väreineen, painatuksineen ja sopimushintoineen.
Tilaaminen tapahtuu lisäämällä tuotteet, koot ja kappalemäärät ostoskoriin. Samalla voi listata suoraan pelaajien nimet ja pelinumerot, jolloin kaikki painatustiedot kulkevat tilauksen mukana eikä erillisiä Excel-taulukoita tarvita. Lisätilauksia voi tehdä milloin tahansa, ja tuotteita voidaan muokata, lisätä tai poistaa tarpeen mukaan kauden edetessä.
Yleisimmät virheet kokojen keräämisessä
Kokemuksen perusteella muutama virhe toistuu kautta linjan, ja niiden tunnistaminen etukäteen säästää paljon vaivaa.
Koot kerätään liian aikaisin. Jos koot kysytään kuukausia ennen tilauksen tekemistä, erityisesti lasten vaatteiden osalta mitat voivat olla vanhentuneet tilaushetkellä. Kokojen kerääminen kannattaa ajoittaa niin, että tilaus voidaan tehdä pian sen jälkeen.
Kokolista on epätäydellinen. Jos lomakkeessa ei ole eritelty kaikkia tilattavia tuotteita, seuravastaava joutuu pyytämään lisätietoja jälkikäteen. Tämä hidastaa koko prosessia. Tee lomakkeesta niin kattava, että se kattaa kaikki joukkueen vaatteiden tilauksen kannalta oleelliset tiedot kerralla.
Vastuu on liian hajautunut. Kun kukaan ei ole selkeästi vastuussa kokojen keräämisestä, asia viivästyy tai jää puolitiehen. Nimeä aina yksi henkilö, joka omistaa prosessin alusta loppuun.
Muistutuksia ei lähetetä. Ensimmäinen viesti harvoin riittää. Suunnittele etukäteen, milloin lähetät muistutukset ja kenen toimesta, jotta prosessi etenee aikataulussa.
Tutustu esittelytuotteisiin
Lisää tuotteita löydät kuvastosta. Ota yhteyttä, niin voimme tehdä seurallesi tarjouksen. Sopimuksen synnyttyä rakennamme seurallesi oman sivun, josta löydät kaikki yksilöidyt sopimushinnoitellut seuratuotteet tuotekuvineen.
Voit tilata tuotteita lisäämällä niitä ostoskoriin ja listaamalla samalla pelaajien nimet ja pelinumerot. Lisätilauksia voi tehdä joustavasti kauden edetessä, ja tuotteita voidaan muokata, lisätä tai poistaa tarpeen mukaan. Seurasivun rakentaminen teamzone.fi-palveluun sekä haluttaessa fanituotesivu tackla.fi-kauppaan ovat seurallesi maksuttomia. Lisäksi seurasi jäsenillä on mahdollista saada alennuksia kuluttajakauppaamme.
